1.1. Quản lý văn phòng & tài sản
Văn phòng phẩm: kiểm kê định kỳ hằng tháng, mua sắm theo đề xuất đã được duyệt, cấp phát và ghi sổ theo dõi.
Quản lý tài sản: như máy sản xuất con dấu, con dấu, khuôn dấu.
Thiết bị, tài sản: lập và cập nhật danh mục tài sản (máy tính, máy in, máy photo, đồ nội thất...); lên lịch bảo trì định kỳ; tiếp nhận sự cố và xử lý cơ bản hoặc liên hệ đơn vị sửa chữa.
Không gian làm việc: giữ văn phòng gọn gàng, đảm bảo vệ sinh, an toàn; sắp xếp và quản lý lịch sử dụng phòng họp.
1.2. Mua sắm, chi phí hành chính & nhà cung cấp
Mua sắm: tiếp nhận nhu cầu mua sắm từ các phòng ban; xin báo giá, so sánh các nhà cung cấp và trình quản lý duyệt; đặt hàng, theo dõi giao hàng, kiểm tra và nghiệm thu hàng hóa, dịch vụ.
Nhà cung cấp: xây dựng và cập nhật danh sách nhà cung cấp (văn phòng phẩm, thiết bị, in ấn, quà tặng, dịch vụ...); làm đầu mối trao đổi khi phát sinh vấn đề. Hỗ trợ Kế toán đối soát công nợ.
Chi phí định kỳ: theo dõi, tổng hợp và lập đề nghị thanh toán các khoản như điện, nước, internet, thuê văn phòng, chuyển phát nhanh... đúng hạn.
Kiểm tra chứng từ: đối chiếu hóa đơn, chứng từ, biên bản nghiệm thu đầy đủ và hợp lệ trước khi chuyển Kế toán.
Báo cáo: lập bảng tổng hợp chi phí hành chính hằng tháng gửi quản lý.
1.3. Hồ sơ, văn bản
Công văn, hồ sơ: vào sổ, phân loại và lưu trữ công văn đến/đi, biểu mẫu hành chính, hợp đồng dịch vụ của công ty (bản cứng và bản số hóa) theo quy định lưu trữ nội bộ.
Báo cáo gửi cơ quan nhà nước: Tổng hợp, rà soát trình Giám đốc pháp lý danh sách con dấu sản xuất trong kỳ để gửi cơ quan nhà nước.
Hồ sơ khách hàng: tiếp nhận, bàn giao, chuyển phát hồ sơ/chứng từ cho khách hàng và cơ quan nhà nước; theo dõi vận đơn đến khi khách hàng xác nhận đã nhận. Tuyệt đối bảo mật thông tin khách hàng.
Soạn thảo văn bản: soạn thông báo, công văn nội bộ, biên bản theo mẫu và đúng thể thức; văn bản gửi cơ quan/sở ban ngành do quản lý duyệt trước khi ban hành.
1.4. Hỗ trợ nhân sự & hậu cần truyền thông nội bộ, đào tạo
Hậu cần truyền thông nội bộ: chuẩn bị địa điểm, vật dụng, ấn phẩm (banner, backdrop, quà tặng...) và điều phối các hoạt động như họp toàn công ty, sinh nhật, ngày lễ, team building, hoạt động gắn kết nội bộ.
Hậu cần đào tạo: đặt phòng, chuẩn bị thiết bị (máy chiếu, micro...), in ấn tài liệu, teabreak; gửi thông báo, lập danh sách và điểm danh học viên; liên hệ giảng viên khi có; thu thập phản hồi và lưu hồ sơ từng buổi đào tạo.
Chăm sóc nhân sự: chuẩn bị quà và thăm hỏi nhân sự nhân dịp sinh nhật, ngày lễ, hiếu hỷ theo quy chế công ty.
Onboarding: chuẩn bị chỗ ngồi, thiết bị, thẻ, tài khoản, quà... cho nhân sự mới.
Lễ tân, tiếp khách: đón tiếp khách hàng và đối tác, chuẩn bị họp, nước uống, phòng họp.
Công tác: đặt vé, khách sạn cho các chuyến công tác.
1.5. Công việc khác
Thực hiện các công việc hành chính khác theo phân công của quản lý.

Bắt buộc
Học vấn: tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng các ngành Hành chính văn phòng, Quản trị kinh doanh, Quản trị nhân lực, Luật, Kinh tế, Kế toán hoặc ngành liên quan.
Kinh nghiệm: không yêu cầu. Chào đón sinh viên mới ra trường.
Word: soạn thảo và trình bày văn bản đúng thể thức, không lỗi chính tả.
Excel: dùng được các hàm cơ bản (SUM, IF, VLOOKUP/XLOOKUP), lọc, sắp xếp; lập được bảng theo dõi.
Công cụ làm việc: sử dụng thành thạo email, Google Drive/Google Sheets hoặc công cụ tương đương.
Bảo mật: cam kết giữ bí mật thông tin khách hàng và thông tin nội bộ công ty.
Ưu tiên (không bắt buộc)
Đã từng thực tập hoặc làm thêm ở vị trí hành chính, văn phòng, lễ tân.
Hiểu biết cơ bản về Luật Lao động, bảo hiểm xã hội, hóa đơn - chứng từ.
Có kinh nghiệm lưu trữ, số hóa hồ sơ.
Năng lực và thái độ
Chỉn chu, tỉ mỉ: đối chiếu số liệu, chứng từ; trình bày văn bản, hồ sơ và các hoạt động gọn gàng, không bỏ sót chi tiết.
Chu đáo, biết quan tâm mọi người: để ý và chăm sóc đồng nghiệp, khách hàng; chủ động chuẩn bị trước cho nhu cầu của người khác.
Tận tâm: coi việc nhỏ cũng là việc quan trọng, làm đến nơi đến chốn.
Chủ động, có trách nhiệm: theo dõi công việc đến khi hoàn tất và báo cáo sớm khi có vấn đề.
Giao tiếp rõ ràng: trao đổi lịch sự, đầy đủ thông tin với nhà cung cấp, khách hàng và đồng nghiệp.
Trung thực: minh bạch trong chi tiêu, tài sản và hồ sơ.